Krav til leverandør

Nye Veier benytter EHF som standard for faktura og kreditnotaer fra sine leverandører. Kravene er i henhold til DIFI sine retningslinjer for formatet.

Nye Veier godtar i utgangspunktet kun elektroniske fakturaer fra våre leverandører.

Alle fakturaer som sendes Nye Veier skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at fakturagrunnlaget er kontrollerbart.

Dersom en leverandør har en avtale med Nye Veier, vil Nye Veier sende en innkjøpsordre til leverandøren som er grunnlaget for fakturering. Dersom det ikke utstedes en innkjøpsordre skal faktura merkes med følgende referanser:

  1. Referanse hos Nye Veier, dette skal være bestillers ressursnr. (ansattnr.) som oppgis ved bestilling.
  2. Prosjektnummer varen/ tjenesten er levert til.
  3. Kontraktsnummer, dersom dette foreligger.

 

Fakturering når innkjøpsordre er utstedt

Når en innkjøpsordre er mottatt, krever Nye Veier at alle leverandører bekrefter at ordren er mottatt og godkjent ved å returnere en ordrebekreftelse.  Innkjøpsordren og ordrebekreftelsen er grunnlaget for fremtidig fakturering på det angitte oppdraget/bestilling.

Dersom en av partene i ettertid oppdager at rammene for oppdraget endres, skal dette varsles så tidlig som mulig slik at Nye Veier kan lage en endringsordre relatert til den opprinnelige ordren.

Nye Veier krever at alle leverandører som fakturer etter medgått tid, sender over timegrunnlaget til selskapets referanse/kontaktperson for alle fakturaer minst en uke før faktureringen.

Feltet Deres Referanse er obligatorisk og må fylles ut. I de tilfeller der det foreligger en ordre og/eller avtale skal disse feltene også fylles ut:

1) Ordre- /bestillingsnummer: Dette skal alltid oppgis i fakturaen dersom det foreligger en innkjøpsordre fra Nye Veier. Ordrenummeret er et 8-sifret heltall 

  • Dersom det ikke foreligger en innkjøpsordre skal feltet holdes blankt/tomt
  • EHF referanse: OrderRefererence/ID

2) Deres referanse: Dersom det foreligger en innkjøpsordre skal ordrenummer benyttes i dette feltet i tillegg til feltet for ordre -/bestillingsnummer. Dersom det ikke foreligger en innkjøpsordre eller avtaleID skal det i dette feltet legges inn et 5-sifret ansattnummer. 

  • Dersom innkjøpsordre og avtaleID ikke foreligger eller ansattnummer mangler ta kontakt med din kontaktperson hos Nye Veier for å få det oppgitt.
  • EHF referanse: AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID 
  • Feltet er obligatorisk i EHF og må inneholde en verdi. 


3) Kontrakts-/ avtalenummer: Dersom det foreligger en innkjøpsordre skal ordrenummer benyttes i felt for ordre -/bestillingsnummer, mens "avtaleID" holdes blankt/tomt.

  • Dersom det ikke foreligger en innkjøpsordre skal det i dette feltet legges inn et 6-sifret avtalenummer
  • Dersom avtale med Nye Veier ikke eksisterer skal feltet holdes blankt.
  • EHF referanse: ContractDocumentReference/ID 

 

4) Tilleggsreferanser: Her kan referanser som ikke er dekket over angis, feltet kan inneholde mer enn en tilleggsreferanse.

  • EHF referanse: AdditionalDocumentReference/ID

 

Øvrige krav til merking av fakturaene

For å sikre korrekt utbetaling av fakturaer som blir sendt inn til Nye Veier, valideres inngående EHF fakturaer både på kontonummer og organisasjonsnummer. Grunnen til denne valideringen er å sikre at utbetalingene blir foretatt til riktig mottaker og riktig kontonummer.  

Dette krever at leverandører som sender fakturaer til Nye Veier merker sine EHF fakturaer med disse opplysningene.

  • Det er viktig at det norske kontonummeret blir sendt inn som BBAN nummer
    EHF referanse: <cac:PaymentMeans>
                             <cac:PayeeFinancialAccount>="BBAN"> «XXXX.XX.XXXXX» </cbc:ID>

 

Standardvilkår

I Nye Veiers standardvilkår fremgår det at vi har 30 dagers netto betalingsbetingelser. Dersom det ikke er avtalt noe annet forutsettes det at fakturaen er i samsvar med dette.

Fakturaer som ikke tilfredsstiller våre krav vil bli avvist. Fakturaer skal ikke sendes i ordinær post eller på e-post.

 

Ulike verktøy for å sende faktura til Nye Veier

1) EHF - Elektronisk Handelsformat

  • Det eneste som du trenger å gjøre for å sende EHF er å registrere kundens,
    i dette tilfellet Nye Veier sitt organisasjonsnummer som er 915 488 099.

 

2) Web-fakturaportaler

  • For leverandører som ikke har mulighet for å sende faktura som EHF fra sitt fakturasystem finnes det ulike webbaserte løsninger.
  • På slike løsninger fyller du inn riktig informasjon på nettsiden og tjenesten sender fakturaen videre til mottaker i riktig format og infrastruktur.
  • Eksempel på en slik løsning er SendRegning som du kan finne mer informasjon om her: Klikk her. (Nye Veier har ingen avtale med disse selskapene og kan ikke bistå med support eller andre spørsmål rundt dette.)