Krav til faktura

Nye Veier AS benytter EHF som standard for faktura og kreditnotaer fra sine leverandører. For å sikre en korrekt behandling av fakturaene er Nye Veier AS avhengig av at fakturaene tilfredsstiller noen minimumskrav. Kravene er i henhold til DIFI sine retningslinjer for formatet.

Nye Veier AS godtar i utgangspunktet kun elektroniske fakturaer fra våre leverandører. Hensikten bak dette er å øke kvaliteten, redusere behandlingstiden og gjøre en innsats for miljøet ved å redusere papirbruken.

I Nye Veier AS sine standardvilkår fremgår det at vi har 30 dagers netto betalingsbetingelser. Dersom det ikke er avtalt noe annet forutsettes det at fakturaen er i samsvar med dette.

Fakturaer som ikke tilfredsstiller Nye Veier AS’ fakturakrav vil bli avvist. Fakturaer skal ikke sendes i ordinær post eller på e-post.

 

Innkjøpsordre

Nye Veier AS skal sende en innkjøpsordre til leverandører, som skal være grunnlaget for fakturering. Dersom innkjøpsordre ikke er mottatt, bes leverandøren ta kontakt med sin kontaktperson i Nye Veier AS.

Utstedt faktura skal alltid være iht. mottatt innkjøpsordre:

  • Fakturaene skal spesifiseres på linjenivå.

Linjenumrene på faktura må alltid stemme med linjenumrene i opprinnelig innkjøpsordre. Dvs. at hver linje alltid skal ha samme linjenummer uavhengig av linjene som faktisk faktureres den måneden.

  • Fakturaen skal ikke inneholde fakturalinjer som ikke er oppgitt i innkjøpsordren.
  • En faktura må ikke inneholde flere innkjøpsordrenummer.
  • endringer i oppdrag skal varsles og avklares i forkant av utstedt faktura.

 

EHF referanser

Alle fakturaene må ha en referanse. Nedenfor er det gitt en forklaring på de ulike referansene:

  1. Innkjøpsordrenummer: Dette skal alltid oppgis i fakturaen dersom det foreligger en innkjøpsordre fra Nye Veier AS. Ordrenummeret er et 8-sifret heltall
    • Dersom det ikke foreligger en innkjøpsordre, skal feltet holdes blankt/tomt
    • EHF referanse: OrderRefererence/ID

  2. Deres referanse: Dersom det foreligger en innkjøpsordre skal ordrenummer benyttes i dette feltet i tillegg til feltet OrderRefererence/ID.
    Dersom det ikke foreligger en innkjøpsordre skal det i dette feltet legges inn et 5-sifret
    • Dersom innkjøpsordre ikke foreligger eller ansattnummer mangler, ta kontakt med din kontaktperson hos Nye Veier AS for å få det oppgitt.
    • EHF referanse: BuyerReference

Feltet er obligatorisk i EHF og må inneholde en verdi.

  1. Tilleggsreferanser: Her kan referanser som ikke er dekket over angis. Feltet kan inneholde mer enn en tilleggsreferanse.

EHF referanse: AdditionalDocumentReference/ID