Personvernerklæring

I denne personvernerklæringen finner du informasjon om hvorfor Nye Veier behandler personopplysninger, hvilke personopplysninger som behandles, hva som er det rettslige grunnlag for behandlingen og hvilke rettigheter du har som registrert hos oss.

Nye Veier behandler personopplysninger når dette er nødvendig for gjennomføringen av selskapets oppgaver: Å planlegge, bygge, drifte og vedlikeholde riksveier i Norge. Nye Veier vil være behandlingsansvarlig etter personvernregelverket, hvilket innebærer at selskapet har ansvar for å sikre lovlig og korrekt behandling av personopplysninger.

Behandlingsansvarlig:

Nye Veier ved administrerende direktør er behandlingsansvarlig for Nye Veiers behandling av personopplysninger.

Ved spørsmål knyttet til personvern kan du kontakte:

Adresse:         Tangen 76, 4608 Kristiansand S

E-post:           post@nyeveier.no

Telefon:          + 47 479 72 727                                                              

Org.nummer:  915 488 099

Personvernansvarlig:

Navn:             Anita Langerak Mosfjell

E-post:           anita.langerak.mosfjell@nyeveier.no

Telefon:          + 47 951 29 390

 

Innhold:
  1. Behandling av dine personopplysninger – formål og grunnlag

    1. Høringsprosess
    2. Kontrakt- og anskaffelsesprosesser
    3. Utbygging
    4. Nettside
    5. Sosiale medier
    6. Innsyn
    7. Postjournal
  2. Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

  3. Bruk av databehandlere

  4. Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

  5. Lagringstid

  6. Hvilke rettigheter har du?

 

 

 


1. Behandling av dine personopplysninger – formål og grunnlag

 

Nye Veier behandler personopplysninger i følgende prosesser:

  • Høringsprosess. I forbindelse med gjennomføring av høringer behandles opplysninger om navn, kontaktopplysninger, høringsinnspill, tidspunkt for høringsinnspill og geografisk plassering. Høringsinnspillene innhentes fra den registrerte selv og kan unntaksvis inneholde helseopplysninger. Høringsinnspillene utleveres til offentlig myndighet som er rette instans for høringsinnspillene, samt enhver som besøker portalen hvor innspillene gis. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har i henhold til plan- og bygningsloven § 5-1 og 5-2, jf. § 12-10.
  • Grunnerverv. I forbindelse med grunnerverv, blant annet ved tinglysing av skjøter, pantedokumenter og andre nødvendige oppgaver for gjennomføring av grunnervervet, behandles opplysninger om blant annet navn, kontaktopplysninger til grunneiere, samt informasjon om eiendomsforhold, herunder rettigheter. Opplysningene hentes fra Statens kartverk. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har i henhold til forskrift om eiendomsinngrep gitt med hjemmel i vegloven § 50, § 2, Vegloven § 50, Forvaltningsloven § 11 og Plan og bygningsloven § 16 -1.

  • Kontrakt- og anskaffelsesprosesser. I forbindelse med kontrakts- og anskaffelsesprosesser behandles opplysninger om kontaktpersonene og signaturberettiget hos tilbyder, tilbyders ressurser og relevante referanser. For kontraktspartene kontaktpersoner og referanser innebærer dette behandling av navn og kontaktopplysninger, mens for tilbyders ressurser innebærer dette behandling av navn, kontaktopplysninger, CV, kurs/utdanning og relevante referansesaker. Disse opplysningene innhentes fra tilbyder/kontraktsparten, og utleveres eventuelt til aktører som ber om innsyn. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har i henhold til Lov om offentlige anskaffelser §§ 1, 2 og 4, jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 7-1 og § 10-1 fjerde ledd og § 25-1 fjerde ledd.

    Ved kontraktsinngåelse behandles også opplysninger som fremgår av virksomhetens skatteattest, samt legitimasjon til den som signerer fullmakten til å innhente skatteattesten. Opplysningene innhentes fra skattemyndighetene og den registrerte selv. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser § 7-2.

  • Utbygging. I forbindelse med utbyggingsprosjekter behandles personopplysninger om grunneiere, rettighetshavere og andre som er berørt av utbyggingen. Dette innebærer behandling av navn, kontaktopplysninger, eiendoms- og rettighetsforhold. Disse opplysningene hentes fra Statens kartverk.

    Ved henvendelser fra eksterne, enten direkte til saksbehandler eller kanalisert gjennom post@nyeveier.no, behandles opplysninger om navn, kontaktopplysninger, innspill, samt andre opplysninger du selv gir. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har til å ivareta krav i Forvaltningsloven § 11 og Plan- og bygningsloven § 5-1

    I tillegg behandles opplysninger om ansatte og innleide hos Nye Veiers kontraktsparter og deres underleverandører. Det innebærer blant annet behandling av navn, fødselsnummer, kontaktopplysninger, nasjonalitet, arbeidsgiver, lønnsopplysninger, lokasjon, tilstedeværelse, sertifikater, ansettelsesforhold, eventuell lærlingstatus, kopi av pass/sertifikat, bilde, HMS-kort og eventuelle hendelser. Disse opplysningene innhentes fra de registrerte selv, deres arbeidsgiver eller totalentreprenøren. Ved behov utleveres enkelte av disse opplysningene til Arbeidstilsynet og skattemyndighetene. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har til å ivareta krav i byggherreforskriften Byggherreforskriften §1, §9, §15, Forskrift om HMS-kort på Byggeplass §1, Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett §1, samt den berettigede interessen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) Nye Veier har til å oppfylle kontraktsrettslige forpliktelser.

  • Varsler om anleggsarbeider. På enkelte veistrekninger tilbyr Nye Veier trafikantene å bli varslet om planlagte hendelser og endrede kjøremønstre i byggeperioden via e-post og/eller Messenger. I den forbindelse behandler Nye Veier trafikantenes navn og e-postadresse eller facebookprofil. Opplysningene innhentes fra trafikanten selv. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er samtykke (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Samtykket kan når som helst trekkes tilbake via e-post eller Messenger.

    For varsler via e-post behandles navn og e-postadresse i en egen database. Disse opplysningene slettes når du melder deg av tjenesten eller dersom Nye Veier ved utsendelse får automatisk svar om at e-postadressen er inaktiv. Uansett slettes opplysningene når byggeperioden er over.

    For varsler via Messenger behandles opplysninger om trafikantens facebookprofil i Messenger inntil trafikanten melder seg av tjenesten eller til byggeperioden er over.

  • Dronefilming. På enkelte anlegg lages det dronefilmer for å vise og dokumentere aktivitet på anleggsplassen. I den forbindelse behandler Nye Veier bilder som viser personer og registreringsnummer som befinner seg på anleggsplassen. Personopplysninger skal anonymiseres. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er Nye Veiers berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) i å kommunisere med omverdenen om sin virksomhet.

  • Lokale støytiltak. Ved veiutbygging utføres støykartlegging, og berørte eiendommer får utført ulike typer støytiltak. I den forbindelse behandler Nye Veier navn, fødselsnummer, adresse og telefonnummerpå personer som er bosatt på berørte eiendommer. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er Nye Veiers rettslige forpliktelse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Oppfølging i henhold til plan- og bygningsloven.

  • Administrasjon av sprengningsdokumentasjon. Ved sprengningsarbeid behandler Nye Veier navn, fødselsdato og telefonnummer til bergsprengerne og bergsprengningslederne. Rettslig grunnlag for behandlingen er Nye Veiers rettslige forpliktelse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) til å påse at virksomheten som utfører sprengningsarbeidet ivaretar kravene i eksplosivforskriften § 83, jf. eksplosivforskriften § 84 andre ledd. I henhold til eksplosivforskriften § 83 andre ledd oppbevares opplysningene i tre år etter at sprengningsarbeidet er sluttført.

  • Nabovarsling. Ved sprengningsarbeid sendes varsler med relevant informasjon til beboere i nærområdet. I den forbindelse behandles navn, telefonnummer, adresse og aktuelt sprengningsområde. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har til å varsle berørte parter i henhold til eksplosivforskriften § 84, jf. § 83. I henhold til eksplosivforskriften § 83 andre ledd oppbevares opplysningene i tre år etter at sprengningsarbeidet er sluttført.

  • Nettside. Ved besøk på Nye Veiers nettside behandles opplysninger om besøkendes IP-adresse, samt andre opplysninger som registreres ved hjelp av informasjonskapsler (cookies). For analyse og statistikk benyttes Google analytics for å forberede og videreutvikle informasjonstilbudet på nettsidene. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den berettige interessen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) Nye Veier har i å kommunisere med omverdenen om sin virksomhet. Det er frivillig å besøke nettsiden. For nærmere informasjon om Nye Veiers bruk av cookies, se her.
  • Sosiale medier. Ved besøk på Nye Veiers sosiale mediesider (Facebook, Twitter, YouTube og Instagram) behandles opplysninger om navn og bilder på de det publiseres informasjon om, samt sosiale mederprofil til de som besøker sidene våre. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den berettige interessen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) Nye Veier har i å kommunisere med omverdenen om sin virksomhet. Det er frivillig å besøke sidene våre på sosiale medier, og opplysningene som behandles baseres på opplysninger som den registrete selv har registrert.

    For behandling av personopplysninger på sosiale medier vises det også til personvernerklæringer på Facebook, Instagram, YouTube og Twitter sine sider.

  • Innsyn. Ved forespørsler om innsyn etter offentleglova behandler Nye Veier opplysninger for å besvare henvendelsene. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har i henhold til offentleglova § 3.

  • Postjournal. Nye Veier fører en systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalen er tilgjengelig på www.nyeveier.no. Journalen inneholder opplysninger om avsender, mottaker og overskrift på saksdokumentet. Den enkelte dagjournal er tilgjengelig i seks måneder fra publisering, deretter blir den tatt bort fra Nye Veiers hjemmeside, men vi være tilgjengelig i arkiv. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har til å føre journal i medhold av offentleglova § 6.
 

2. Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

Det er kun ansatte i Nye Veier eller våre databehandlere som har behov for tilgang til personopplysninger for å gjennomføre arbeidsoppgavene sine, som behandler personopplysningene når det er nødvendig.

 

3. Bruk av databehandlere

Nye Veier bruker ulike eksterne databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle ulike typer personopplysninger på vegne av selskapet. De mest sentrale databehandlerne er EU-supply, Atea, UBW, Sikri og Evry. I slike tilfeller inngås særskilt avtale med aktuell databehandler for å sikre at behandlingen av opplysningene er i samsvar med personvernregelverket og Nye Veiers krav til behandling av personopplysninger.

 

4. Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Beskyttelse av dine personopplysninger og annen konfidensiell informasjon er høyt prioritert i Nye Veier. Vårt sikkerhetsarbeid omfatter både fysiske, tekniske og administrative tiltak, herunder beskyttelse av personell, informasjon, IT-infrastruktur, internt og offentlig nett, samt kontorbygninger og tekniske fasiliteter.

Sikkerhetsarbeidet innebærer også at vi jevnlig gjennomgår ulike faktorer som risikoeksponering, tilgjengelig teknologi, forretningsbehov og lovkrav. Dette sikrer at Nye Veier til enhver tid har tilstrekkelige sikkerhetstiltak som vil hindre at personopplysninger kommer på avveie.

 

5. Lagringstid

Nye Veier vil slette eller anonymisere personopplysninger når formålet med den enkelte behandlingen er oppfylt. Unntak gjelder dersom opplysningene skal oppbevares utover dette tidspunktet i henhold til lov, eller hvor Nye Veier har et annet rettslig grunnlag for videre lagring av personopplysningene. Nærmere informasjon om lagringstid gis ved henvendelse til personvernansvarlig.

 

6. Hvilke rettigheter har du?

Du kan når som helst anmode om innsyn i, retting eller på nærmere vilkår sletting av personopplysningene Nye Veier behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, protestere mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å benytte deg av dine rettigheter eller dersom du har andre spørsmål knyttet til Nye Veiers behandling av personopplysninger kan du kontakte oss ved å sende en e-post til post@nyeveier.no.

Eventuelle klager på Nye Veiers behandling av personopplysninger om deg, kan rettes til personvernansvarlig. Du kan også klage til Datatilsynet