Varslingskanal

date_range 27. september 2023
Nye Veier har en prosedyre for varsling og en fungerende varslingskanal

Nye Veier oppfordrer til å varsle slik at ledelsen får kunnskap om forholdene og dermed gis en mulighet til å iverksette nødvendige tiltak for å korrigere kritikkverdige forhold.

Varsling er å si fra om mulige kritikkverdige forhold.

Eksempler på forhold som kan bli varslet om:

  • Mistanke om økonomiske misligheter (herunder tyveri, korrupsjon, bedrageri, underslag, regnskapsbrudd eller forfalskning)
  • Mistanke om andre ulovlige forhold
  • Trakassering eller mobbing, diskriminering eller rasisme
  • Seksuell trakassering
  • Andre brudd på HMS-regler (helse, miljø og sikkerhet)
  • Handlinger som bryter med Nye Veiers verdigrunnlag
  • Arbeidslivskriminalitet og sosial dumping
  • Brudd på smittevernregler

Hvordan varsle?

Det er to mulige måter å varsle på:

1. Fyll ut Varslingskjema

2. Send brev til PwC: PricewaterhouseCoopers, Att. Marianne S. Pilgaard, Postboks 748 Sentrum, N-0106 Oslo.

Det er den enkelte som avgjør om varslingskanalen skal brukes og hva det skal varsles om. Varsleren trenger ikke å legge frem bevis for det de mener er kritikkverdig. Varsler må derimot være så tydelig som mulig på hva som faktisk har skjedd. Varslet bør minimum inneholde følgende:

  • Tid (tidsperiode) og sted for hendelsen
  • Spesifikke opplysninger om hva forholdet gjelder og hva varsleren bygger disse opplysningene på
  • Eventuelle personer som varsleren vet eller tror har kunnskap om forholdet

Den som varsler kan velge å være anonym. Gjennom varslingskanalen kan varsler likevel kommunisere med PwC, som mottaker av varselet, gjennom sikker kommunikasjon og kryptering. Nye Veier ønsker imidlertid at varsler opplyser om sin identitet da dette som oftest gjør det lettere å følge opp varselet og på en bedre måte vil sikre at informasjonen kan etterprøves og verifiseres. Varsler kan også velge å være anonym for Nye Veier, men avdekke sin identitet til PwC. Alle som varsler om mulige bekymringer eller kritikkverdige forhold skal kunne gjøre dette uten frykt for videre konsekvenser.

Hvordan følges varslene opp?

Alle varsler som rapporteres på varslingskanalen mottas på vegne av Nye Veier av en uavhengig tredjepart, Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS (PwC). PwC skal bidra til å opprettholde en høy etisk standard og vil håndtere alle varsler konfidensielt.

Når PwC mottar et varsel, vil PwC sende en kvittering til varsler som bekreftelse på at varsel er mottatt. Alle hendelser rapportert til PwC gjennom varslingskanalen skal motta et saksnummer for identifikasjon og referanse.

Prosessen inkluderer også en vurdering av hvordan varsler kan opprettholdes i best mulig måte. Varslinger om mulige kritikkverdige og / eller ulovlige forhold er sensitive opplysninger som krever ekstra fokus på personvern og behov for konfidensialitet.

I et oppsummerende notat gir PwC sine vurderinger, råd og forslag til tiltak, hvis aktuelt, som skal tjene som Nye Veiers beslutningsgrunnlag for videre oppfølging av varselet.

Hvis hendelsen vurderes å ikke være brudd på lover eller regler eller stride mot Nye Veiers verdier, skal compliance officer i Nye Veier avslutte saken og begrunne dette.

 

Kontaktperson i Nye Veier

Direktør sikkerhet, organisasjon og mennesker, Asbjørn N. Aadnevig, tlf. 905 23 438 / asbjorn.aadnevig@nyeveier.no

 

Intern varsling

Ansatte i Nye Veier kan varsle anonymt gjennom eget skjema i styringssystemet