Personvernerklæring for Nye Veier AS

Nye Veier ved administrerende direktør er behandlingsansvarlig for Nye Veiers behandling av personopplysninger.

Ved spørsmål knyttet til personvern kan du kontakte:

Adresse:         Kjøita 6, 4630 Kristiansand S

E-post:           post@nyeveier.no

Telefon:          + 47 479 72 727                                                              

Org.nummer:  915 488 099

Personvernansvarlig:

Navn:               Anita Langerak Mosfjell

E-post:             anita.langerak.mosfjell@nyeveier.no

Telefon:            +47 951 29 390

1. Behandling av dine personopplysninger – formål og grunnlag

Nye Veier behandler personopplysninger i følgende prosesser:

• Høringsprosess. I forbindelse med gjennomføring av høringer behandles opplysninger om navn, kontaktopplysninger, høringsinnspill, tidspunkt for høringsinnspill og geografisk plassering. Høringsinnspillene innhentes fra den registrerte selv og kan unntaksvis inneholde helseopplysninger. I noen tilfeller utleveres opplysningene til den offentlige myndigheten som er rette instans for høringsinnspillene. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er de rettslige forpliktelsene (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier er underlagt i plan- og bygningsloven §§ 5-1 og 5-2 jf. §12-10. Høringsinnspill slettes som hovedregel seks måneder etter at prosjektet er ferdigstilt.
• Dialogmøter, folkemøter og åpne kontordager. Under planleggings og utbyggingsprosesser arrangerer Nye Veier dialogmøter, folkemøter og åpne kontordager for å sikre medvirkning, dialog og at Nye Veiers plikter etter Plan og bygningsloven ivaretas. Under disse aktivitetene benyttes navn, høringsinnspill og referater til å dokumentere høringsinnspill. Ved digitale møter benyttes også e-post for å få gjennomført møtene. I noen tilfeller utleveres opplysningene til den offentlige myndigheten som er rette instans for høringsinnspillene. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er de rettslige forpliktelsene (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier er underlagt i plan- og bygningsloven §§ 5-1 og 5-2 jf. §12-10.
• Grunnerverv. I forbindelse med grunnerverv behandles opplysninger om eier/rettighetshavers navn, kontaktopplysninger , informasjon om eiendomsforhold (herunder rettigheter), fødselsnummer og kontonummer. Dette skjer blant annet ved tinglysing av skjøter og pantedokumenter, i tillegg til andre nødvendige oppgaver for gjennomføring av grunnervervet. Opplysningene hentes fra Statens kartverk. Ved behov utleveres opplysningene til kommune, fylkeskommune, Statens Vegvesen, Vegdirektoratet og advokat. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er de rettslige forpliktelsene (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier er underlagt etter forskrift om eiendomsinngrep § 2,  vegloven § 50, forvaltningsloven §§ 11, plan og bygningsloven §§ 5-1 og  16 -1 og ekspropriasjonserstatningslova § 4. Personopplysninger som samles inn i forbindelse med grunnerverv slettes som hovedregel tre år etter vedtatt grunnerverv eller reguleringsplan. Dersom opplysningene brukes til overholdelse av regelverk under utbygging, så slettes opplysningen som hovedregel tre år etter at prosjektet er ferdigstilt.
  
  
• Arkeologi. Ved behov for graving etter arkeologiske funn, benyttes grunneiere og rettighetshaveres navn, kontaktinformasjon og informasjon eiendommen og rettigheter i oppfyllelsen av Nye Veiers plikter etter kulturminneloven §§ 11 og 12. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er oppfyllelse av Nye Veiers rettslige forpliktelser i henhold til disse bestemmelsene(personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c).
  
  
• Trafikksikkerhetsarbeid. I forbindelse med planlegging og porteføljeprioritering og trafikksikkerhetsarbeid behandles ulykkesdata fra TRULS (Statens vegvesens database for politirapporterte ulykker). Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e, jf. vegtrafikkloven § 43 b. Der personopplysninger behandles utelukkende til formålene statistikk og forskning utenfor rekkevidden av vegtrafikkloven § 43 b er rettsgrunnlaget GDPR art. 9 nr. 2 bokstav g jf. personopplysningsloven § 9. GDPR art. 89 nr. 1 er rettslig grunnlag ved viderebehandling til statistiske formål. Det gjennomføres tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak ved behandlingen, blant annet gjennom anonymisering, aggregering av data og tilgangsstyring. Det er bare anonymiserte opplysninger i statistikk som publiseres offentlig.
  
  
• Kontrakt- og anskaffelsesprosesser. For at Nye Veier skal kunne oppfylle sine rettslige forpliktelser ved kontrakts- og anskaffelsesprosesser, så behandles opplysninger om kontaktpersonene og signaturberettiget hos tilbyder, tilbyders ressurser og relevante referanser. For kontraktspartene kontaktpersoner og referanser innebærer dette behandling av navn og kontaktopplysninger, mens for tilbyders ressurser innebærer dette behandling av navn, kontaktopplysninger, CV, kurs/utdanning og relevante referansesaker. Disse opplysningene innhentes fra tilbyder/kontraktsparten, og utleveres eventuelt til aktører som ber om innsyn. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har i henhold til lov om offentlige anskaffelser §§ 1, 2 og 4, jf. forskrift om offentlige anskaffelser §§ 7-1, 7-3 og 7-5.
  
  Ved kontraktsinngåelse behandles også opplysninger som fremgår av virksomhetens skatteattest, samt legitimasjon til den som signerer fullmakten til å innhente skatteattesten. Opplysningene innhentes fra skattemyndighetene og den registrerte selv. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser § 10-1 fjerde ledd og § 25-1 fjerde ledd.
  
  Personopplysninger som samles inn under kontrakt- og anskaffelsesprosesser slettes som hovedregel etter tre år, med mindre dokumentene de fremgår av skal bevares for å overholde arkivplikt.

• Utbygging – kommunikasjon med innbyggere. I forbindelse med utbyggingsprosjekter behandles personopplysninger om grunneiere, rettighetshavere og andre som er berørt av utbyggingen for å følge opp de berørte og ivareta deres interesser i tillegg til Nye Veiers rettslige forpliktelser. Dette innebærer behandling av navn, kontaktopplysninger og eiendoms- og rettighetsforhold. Ved gjennomføring av støytiltak, kan også fødselsnummer og lydopptak benyttes. Disse opplysningene hentes fra Statens kartverk og den registrerte selv. Ved henvendelser fra eksterne, enten direkte til saksbehandler eller kanalisert gjennom post@nyeveier.no, behandles opplysninger om navn, kontaktopplysninger, henvendelse/innspill, samt andre opplysninger du selv gir.
  
  Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har til å ivareta krav i kulturminneloven, plan- og bygningsloven § 12-7 nr. 12, Lov om planleging av byggesaksbehandling kapittel 20, byggesaksforskriften og eksplosivforskriften § 84 jf. § 83.

• Utbygging – gjennomføring og oppfølging av kontraktsparter. Under utbyggingsprosjekter behandles opplysninger om ansatte og innleide hos Nye Veiers kontraktsparter og deres underleverandører, for å gjennomføre utbyggingen og oppfylle Nye Veiers rettslige forpliktelser. Det innebærer blant annet behandling av navn, kontaktopplysninger, arbeidsgiver, lokasjon, tilstedeværelse, sertifikater, ansettelsesforhold, eventuell lærlingstatus, kopi av pass/sertifikat, bilde, HMS-kort, arbeidskontrakt og eventuelle hendelser.
  
  I forbindelse med gjennomføring av kontrollaktiviteter knyttet til oppfølging av kontrakt benyttes avstandsfilming med drone av anleggsplassen.
  
  I forbindelse med gjennomføring av påseplikt og kontroll av seriøsitetskrav, behandles også fødselsnummer, nasjonalitet, lønnsopplysninger, opplysninger om arbeidstid og tilstedeværelse. Dersom et enkeltpersonforetak opptrer som underentreprenør, så behandles også følgende personopplysninger: organisasjonsnummer, kopi av signaturberettiget sin ID, avtale om utvidet skatteattest og egenrisikoskjema. Ved håndtering av eksplosiver behandles navn, kontaktinformasjon og fødselsdato for bergsprengere.
  
  Disse opplysningene innhentes fra de registrerte selv, deres arbeidsgiver eller totalentreprenøren. Ved behov utleveres enkelte av disse opplysningene til Arbeidstilsynet og skattemyndighetene. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er oppfyllelse av rettslige forpliktelser (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier er underlagt etter:

• • Byggherreforskriften §§ 5, 9, 10, 14 og 15
  • Forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett kapittel 1
  • Forskrift om HMS-kort på byggeplass § 1
  • Internkontrollforskriften § 5
  • Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige arbeidskontrakter § 7
  • Veisikkerhetsforskriften § 6
  • Lov om planlegging av byggesaksbehandling kapittel 20 (se særlig § 20-1) og byggesaksforskriften § 5-2
  • Eksplosivforskriften § 84 jf. § 83
    
    Enkelte opplysninger behandles også for å ivareta Nye Veiers berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) i å sikre og kontrollere at Nye Veiers kontraktsparter oppfyller sine kontraktsrettslige forpliktelser.
• Drift og vedlikehold av vei. Nye Veier kan behandle personopplysninger i forbindelse med drift og vedlikehold av vei og ivaretakelse av veisikkerheten gjennom å sikre at opprydding og andre driftstiltak iverksettes ved behov. For å ivareta trafikksikkerheten og kontrollere at brøyting utføres som avtalt med driftsleverandøren, kan navn, stilling, arbeidstid, drift- og brøytebilers GPS-koordinater og veibilder fra dashbordkamera behandles. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er ivaretakelse av Nye Veiers berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. veglova § 9 og 10.
  
  Nye Veier mottar video og bilder fra kameraer langs veien når det er nødvendig for å gjennomføre opprydding av veibanen og ivareta trafikksikkerheten. I forbindelse med gjennomføring av kontrollaktiviteter knyttet til oppfølging av drifts- og vedlikeholdsoppgaver benyttes avstandsfilming med drone av veistrekningen. Det rettslige grunnlaget er for behandlingen er ivaretakelse av Nye Veiers berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. veglova § 9 og 10.
  
  Når trafikanter har påført Nye Veiers eiendom skade, kan Nye Veier innhente og bruke informasjon som bilder, beskrivelser av hendelsesforløp, registreringsnummer på kjøretøy og andre opplysnigner om kjøretøy slik at Nye Veier kan følge opp forsikringskrav. Det rettslige grunnlaget er ivaretakelse av Nye Veiers berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) i å forfølge rettskrav.
  
  
• Nettsider. Ved besøk på Nye Veiers nettside, så benyttes din IP-adresse til å gjennomføre analyser og utarbeidelse av statistikk. Vi benytter Matomo til å forberede og videreutvikle informasjonstilbudet på vår nettsidene.
  
  
• Sosiale medier. For behandling av personopplysninger på sosiale medier vises til personvernerklæringer på Facebook, Instagram og Twitter sine sider. Det rettslige grunnlaget er for behandlingen er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e og f. Nye Veier er felles behandlingsansvarlig med Facebook for innsamling av personopplysninger som Facebook kan utføre som følge av at Nye Veier har en Facebook-side. Informasjon om hvordan disse personopplysnignene behandles og fordelingen av ansvar mellom Facebook og Nye Veier, fremgår i Facebooks personvernerklæring og vilkår.
  
  
• Innsyn. Ved forespørsler om innsyn etter offentleglova behandler Nye Veier personopplysninger for å besvare henvendelsene. Personopplysningene omfatter kontaktinformasjon til avsender av forespørselen og eventuelle personopplysninger som fremgår av dokumenter det gis innsyn i. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har i henhold til offentleglova § 3.
  
  
• Postjournal. Nye Veier fører en systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalen er tilgjengelig på www.nyeveier.no. Journalen inneholder opplysninger om avsender, mottaker og overskrift på saksdokumentet. Den enkelte dagjournal er tilgjengelig i seks måneder fra publisering, deretter blir den tatt bort fra Nye Veiers hjemmeside. Den vil deretter være tilgjengelig i arkiv. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er den rettslige forpliktelsen (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c) Nye Veier har til å føre journal i henhold til offentleglova § 6.
  
  
• Leverandøradministrasjon. Nye Veier benytter navn, stilling og kontaktinformasjon til kontaktpersoner hos leverandører, for å kunne følge opp og motta leverandørens tjenester. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er ivaretakelse av Nye Veiers berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) i å engasjere og følge opp leverandører.
  
  
• Kommunikasjon med innbyggere. Når Nye Veier mottar henvendelser fra innbyggere, benyttes innbyggerens navn og kontaktinformasjon, samt innholdet i henvendelsen til svare på henvendelsen. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er ivaretakelse av Nye Veiers berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) i å kommunisere med og gi informasjon til innbyggerne.
  
  

2. Hvem har tilgang til personopplysningene dine?

Det er bare ansatte i Nye Veier eller våre databehandlere som har behov for tilgang til personopplysninger for å gjennomføre arbeidsoppgavene sine, som behandler personopplysningene og dette skjer bare når det er nødvendig.

3. Bruk av databehandlere

Nye Veier bruker ulike eksterne databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle ulike typer personopplysninger på vegne av selskapet. De mest sentrale databehandlerne er EU-Supply, Atea, UBW og EVRY. I slike tilfeller inngås særskilt avtale med aktuell databehandler for å sikre at behandlingen av opplysningene er i samsvar med personvernregelverket og Nye Veiers krav til behandling av personopplysninger.

4. Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?

Beskyttelse av dine personopplysninger og annen konfidensiell informasjon er høyt prioritert i Nye Veier. Vårt sikkerhetsarbeid omfatter både fysiske, tekniske og administrative tiltak, herunder beskyttelse av personell, informasjon, IT-infrastruktur, internt og offentlig nett, samt kontorbygninger, tekniske fasiliteter og tilgangsstyring.

Sikkerhetsarbeidet innebærer også at vi jevnlig gjennomgår ulike faktorer som risikoeksponering, tilgjengelig teknologi, forretningsbehov og lovkrav. Dette sikrer at Nye Veier til enhver tid har tilstrekkelige sikkerhetstiltak som vil hindre at personopplysninger kommer på avveie.

5. Lagringstid

Nye Veier vil slette eller anonymisere personopplysninger når formålet med den enkelte behandlingen er oppfylt. Unntak gjelder dersom opplysningene skal oppbevares utover dette tidspunktet i henhold til lov, eller hvor Nye Veier har et annet rettslig grunnlag for videre lagring av personopplysningene. Nærmere informasjon om lagringstid gis ved henvendelse til post@nyeveier.no.

6. Hvilke rettigheter har du?

Du kan når som helst be om innsyn i egne personopplysnigner som Nye Veier behandler. Du kan også kreve retting av uriktige personopplysnigner, og på nærmere vilkår, sletting av personopplysninger som Nye Veier behandler om deg. Du har en rett til å kreve begrenset behandling, en rett til å protestere mot behandlingen og du kan i enkelte tilfeller kreve dataportabilitet. Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke til behandling av dine personopplysnigner. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å benytte deg av dine rettigheter eller dersom du har andre spørsmål knyttet til Nye Veiers behandling av personopplysninger kan du kontakte oss ved å sende en e-post til post@nyeveier.no.

Eventuelle klager på Nye Veiers behandling av personopplysninger om deg, kan rettes til personvernansvarlig. Du kan også klage til Datatilsynet.